Términos y Condiciones

Términos generales de uso y contratación de Q3X Tech.

Términos y Condiciones
Q3X Tech
Última actualización: 28 de julio de 2026
Empresa: Q3X Tech
Sitio web: www.q3x-tech.com
Correo de contacto: weareq3x@q3xtech.com
País base: Colombia
Alcance: Nacional e internacional



Contenido
1. Introducción
2. Marco legal de referencia
3. Definiciones
4. Objeto de los Términos y Condiciones
5. Servicios ofrecidos por Q3X Tech
5.1. Desarrollo de software a la medida
5.2. Automatización de procesos
5.3. Integración de sistemas y APIs
5.4. Inteligencia artificial y análisis de datos
5.5. Consultoría tecnológica
5.6. Mantenimiento y soporte
5.7. Modalidades de prestación de servicios
5.8. Perfiles, roles y especialidades del área de tecnología
5.9. Área de comunicación, contenidos, marketing y producción
5.10. Condiciones específicas de Outsourcing, Staff Augmentation y equipos dedicados
5.11. Condiciones específicas de servicios de comunicación, contenidos, marketing y producción audiovisual
5.12. Marketing y Comunicación Integral
Q3X Tech podrá prestar servicios de Marketing y Comunicación Integral para analizar, posicionar y proyectar la marca del cliente mediante una combinación de estrategia, comunicación, creación de contenidos y tecnología.

Según lo definido en la propuesta comercial, el servicio podrá incluir:
	• Análisis de marca, audiencia, competencia, posicionamiento y canales actuales.
	• Definición de objetivos, narrativa, tono, pilares de comunicación y estrategia editorial.
	• Planeación, creación, edición y dirección de contenidos escritos, gráficos, fotográficos y audiovisuales.
	• Gestión o acompañamiento de redes sociales, SEO, email marketing, campañas y otros canales digitales.
	• Diseño o desarrollo de vitrinas digitales, landing pages, sitios web, catálogos, formularios, integraciones y canales de conversión.
	• Dirección de la audiencia hacia la vitrina física o digital del cliente.
	• Medición de tráfico, interacción, contactos, conversiones y otros indicadores acordados.

El análisis de marca y la estrategia inicial no implican que todos los formatos, canales o actividades anteriores estén incluidos automáticamente. El alcance, número de piezas, frecuencia, canales, rondas de ajustes, inversión publicitaria, producción audiovisual, herramientas de terceros y entregables deberán definirse en la propuesta o contrato correspondiente.

El cliente deberá:
	• Entregar información veraz, completa y oportuna sobre su negocio, productos y servicios.
	• Aprobar los contenidos, campañas y piezas antes de su publicación o difusión.
	• Garantizar que cuenta con derechos, licencias y autorizaciones sobre marcas, imágenes, testimonios, música, datos y demás materiales que entregue.
	• Responder por la legalidad, exactitud y soporte de las afirmaciones comerciales, promociones y mensajes relacionados con su actividad.
	• Entregar oportunamente accesos, activos, aprobaciones y presupuestos de pauta o herramientas cuando sean necesarios.

Q3X Tech podrá utilizar plataformas de terceros, proveedores especializados o colaboradores para ejecutar actividades de contenido, publicidad, analítica, hosting, automatización o distribución. Sus costos, términos, disponibilidad y limitaciones se regirán por las condiciones aplicables y por lo pactado con el cliente.

Q3X Tech no garantiza un número específico de seguidores, impresiones, posiciones en buscadores, contactos, ventas, retorno de inversión o resultados comerciales, salvo que una métrica o resultado específico haya sido expresamente contratado. Los resultados pueden depender de factores externos como presupuesto, mercado, competencia, comportamiento de la audiencia, plataformas de terceros, calidad de la oferta y ejecución del cliente.

La propiedad intelectual, las autorizaciones de uso, la publicación de piezas, las rondas de cambios y la aprobación de entregables se regirán por estas condiciones, la propuesta comercial y las cláusulas de propiedad intelectual y cambios de alcance aplicables.

6. Alcance de los servicios
7. Diagnósticos, reuniones y propuestas
8. Obligaciones de Q3X Tech
9. Obligaciones del cliente
10. Proceso de trabajo recomendado
11. Cambios de alcance
12. Cronogramas y tiempos de entrega
13. Aprobación de entregables
14. Condiciones económicas y pagos
14.1. Pagos por fases
14.2. Mora o incumplimiento de pago
15. Impuestos
16. Reembolsos y cancelaciones
17. Propiedad intelectual
17.1. Propiedad del cliente
17.2. Propiedad de Q3X Tech
17.3. Propiedad de desarrollos a la medida
17.4. Condición de pago total
17.5. Uso en portafolio
18. Código fuente, accesos y repositorios
19. Licencias de terceros
20. Servicios cloud, hosting y dominios
21. Soporte y mantenimiento
22. Garantías del servicio
23. Limitación de responsabilidad
24. Uso de inteligencia artificial
25. Seguridad de la información
26. Confidencialidad
27. Tratamiento de datos personales
27.1. Finalidades del tratamiento
27.2. Derechos de los titulares
27.3. Datos sensibles
28. Cookies y tecnologías de seguimiento
29. Comercio electrónico y contratación digital
30. Uso permitido del sitio web
31. Contenido del sitio web
32. Enlaces a terceros
33. Casos de éxito, testimonios y referencias
34. Comunicaciones comerciales
35. Relación entre las partes
36. Subcontratación
37. Fuerza mayor o caso fortuito
38. Terminación del servicio
39. Efectos de la terminación
40. Jurisdicción y ley aplicable
41. Modificaciones de los Términos y Condiciones
42. Prevalencia de documentos
43. Contacto
44. Cláusulas adicionales recomendadas según el enfoque global
44.1. Clientes internacionales
44.2. Transferencia internacional de datos
44.3. Cumplimiento normativo del cliente
44.4. Ambientes de prueba y producción
44.5. Backups y recuperación
44.6. Niveles de servicio — SLA
45. Recomendación de estructura final para el sitio web
46. Prioridad de implementación legal
47. Cláusula modelo de aceptación
48. Cláusula modelo para formularios de contacto
49. Cláusula modelo para propuestas comerciales
50. Recomendación principal



1. Introducción
Estos Términos y Condiciones regulan el acceso, navegación, uso del sitio web, contratación de servicios, adquisición de soluciones digitales y relación comercial entre Q3X Tech y sus usuarios, visitantes, clientes, aliados, prospectos o cualquier tercero que interactúe con la empresa.
Q3X Tech es una empresa de tecnología y servicios digitales que opera a través de dos grandes líneas o áreas: (i) un área de tecnología, dedicada al desarrollo de software, automatización de procesos, integración de sistemas, consultoría tecnológica, soluciones digitales, inteligencia artificial, análisis de datos, desarrollo web, aplicaciones empresariales y transformación digital; y (ii) un área de comunicación, contenidos, marketing y producción, dedicada a la comunicación corporativa y organizacional, el marketing digital, la creación de contenidos, la producción audiovisual, la investigación y el análisis.
Q3X Tech podrá prestar estos servicios bajo distintas modalidades, incluyendo el desarrollo de proyectos, el outsourcing o staff augmentation (asignación de personal y equipos dedicados) y la consultoría, según se detalla en el numeral 5 de este documento.
Al acceder al sitio web, solicitar información, contratar servicios, participar en reuniones comerciales, aceptar una propuesta, realizar pagos o utilizar cualquier solución desarrollada por Q3X Tech, el usuario acepta estos Términos y Condiciones.
2. Marco legal de referencia
Estos términos deben alinearse, entre otras normas aplicables, con la legislación colombiana sobre consumidores, comercio electrónico, mensajes de datos y protección de datos personales.
En Colombia, la Ley 1480 de 2011 regula derechos y obligaciones entre consumidores, proveedores y productores, incluyendo deberes de información y responsabilidad frente al consumidor.
La Ley 1581 de 2012 establece el régimen general de protección de datos personales en Colombia, incluyendo conceptos como autorización, dato personal, responsable, encargado y tratamiento de datos personales.
La Ley 527 de 1999 regula el acceso y uso de mensajes de datos, comercio electrónico y firmas digitales en Colombia.
El Decreto 1377 de 2013 desarrolla reglas sobre autorización para el tratamiento de datos personales, especialmente cuando se recolectan datos sensibles, exigiendo información previa, explícita y finalidad del tratamiento.
3. Definiciones
Para efectos de estos Términos y Condiciones, se entenderá por:
	•	Q3X Tech: La empresa prestadora de servicios tecnológicos, desarrollo de software, automatización, consultoría, integración, soluciones digitales y servicios de comunicación, contenidos y producción.
	•	Usuario: Persona natural o jurídica que accede al sitio web, solicita información, usa formularios, agenda reuniones o interactúa con Q3X Tech.
	•	Cliente: Persona natural o jurídica que acepta una propuesta comercial, firma un contrato, realiza un pago o contrata servicios de Q3X Tech.
	•	Servicios: Actividades ofrecidas por Q3X Tech, incluyendo desarrollo de software, automatización, integración de APIs, consultoría, soporte, mantenimiento, desarrollo web, dashboards, inteligencia artificial, análisis de datos, comunicación, marketing, contenidos, producción audiovisual y soluciones tecnológicas.
	•	Software a la medida: Solución digital desarrollada según necesidades particulares de un cliente.
	•	Automatización: Implementación de procesos tecnológicos para reducir tareas manuales, errores, tiempos operativos o dependencias humanas repetitivas.
	•	Entregables: Productos, documentos, código, plataformas, diseños, integraciones, prototipos, reportes, manuales, contenidos, piezas, accesos o cualquier resultado pactado en una propuesta o contrato.
	•	Propuesta comercial: Documento, cotización, presentación o comunicación donde se detallan alcance, tiempos, costos, condiciones y entregables del servicio.
	•	Información confidencial: Toda información técnica, comercial, financiera, operativa, estratégica, de clientes, usuarios, procesos internos, código, documentación o datos compartidos entre las partes.
	•	Datos personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
	•	Modalidad de servicio: Forma en la que Q3X Tech presta sus servicios; por ejemplo, desarrollo de proyectos, outsourcing o staff augmentation, equipos dedicados o consultoría.
	•	Outsourcing / Staff Augmentation: Modalidad mediante la cual Q3X Tech asigna personal, perfiles o equipos para apoyar al cliente, manteniendo dicho personal su vínculo laboral o contractual exclusivamente con Q3X Tech.
	•	Equipo dedicado: Conjunto de personas asignadas de manera continua a un cliente o proyecto durante un periodo determinado.
	•	Personal asignado: Persona o personas que Q3X Tech destina a un cliente bajo modalidades de outsourcing, staff augmentation o equipos dedicados.
	•	Área de tecnología: Línea de Q3X Tech enfocada en software, datos, infraestructura, inteligencia artificial y servicios técnicos relacionados.
	•	Área de comunicación y contenidos: Línea de Q3X Tech enfocada en comunicación, marketing, contenidos, producción audiovisual, investigación y periodismo.
4. Objeto de los Términos y Condiciones
El objeto de estos términos es establecer las reglas aplicables a:
	•	El uso del sitio web de Q3X Tech.
	•	La solicitud de información o diagnóstico.
	•	La contratación de servicios tecnológicos y de comunicación.
	•	Las modalidades de prestación de servicios y los perfiles ofrecidos.
	•	La relación comercial entre Q3X Tech y sus clientes.
	•	La propiedad intelectual de los desarrollos.
	•	La confidencialidad de la información.
	•	La responsabilidad de las partes.
	•	Las condiciones de pago, soporte, cambios, garantías y entregas.
	•	El tratamiento de datos personales.
	•	La resolución de conflictos.
5. Servicios ofrecidos por Q3X Tech
Q3X Tech podrá ofrecer, a través de su área de tecnología y de su área de comunicación, contenidos, marketing y producción, entre otros, los servicios descritos en este numeral. Estos servicios podrán prestarse bajo cualquiera de las modalidades del numeral 5.7.
5.1. Desarrollo de software a la medida
Incluye análisis, diseño, desarrollo, pruebas, implementación y mantenimiento de soluciones personalizadas para empresas.
Puede abarcar:
	•	Aplicaciones web.
	•	Aplicaciones internas.
	•	Plataformas empresariales.
	•	Portales de clientes.
	•	Sistemas administrativos.
	•	Sistemas de gestión operativa.
	•	MVPs para startups.
	•	Software para procesos específicos.
5.2. Automatización de procesos
Incluye identificación, diseño e implementación de soluciones para optimizar procesos manuales o repetitivos.
Puede incluir:
	•	Automatización de reportes.
	•	Flujos de aprobación.
	•	Automatización documental.
	•	Integración entre herramientas.
	•	Notificaciones automáticas.
	•	Procesos con formularios.
	•	Automatización de tareas administrativas.
	•	Automatización con herramientas no-code, low-code o desarrollo personalizado.
5.3. Integración de sistemas y APIs
Incluye conexión entre plataformas, aplicaciones, bases de datos, servicios externos y herramientas empresariales.
Ejemplos:
	•	CRM.
	•	ERP.
	•	WhatsApp.
	•	Correo electrónico.
	•	Pasarelas de pago.
	•	Herramientas de facturación.
	•	Plataformas de analítica.
	•	Sistemas internos.
	•	Servicios de terceros.
5.4. Inteligencia artificial y análisis de datos
Incluye soluciones basadas en IA, automatización inteligente, clasificación, extracción de información, análisis predictivo, chatbots, asistentes internos, procesamiento de documentos y soluciones de apoyo a la toma de decisiones.
Q3X Tech deberá aclarar que los sistemas de IA pueden generar resultados probabilísticos y que el cliente es responsable de validar decisiones críticas cuando el uso implique impactos legales, financieros, médicos, laborales o sensibles.
5.5. Consultoría tecnológica
Incluye diagnóstico, estrategia, arquitectura tecnológica, planeación de proyectos, levantamiento de requerimientos, roadmap digital, evaluación de herramientas y acompañamiento técnico.
5.6. Mantenimiento y soporte
Incluye corrección de errores, actualizaciones, monitoreo, mejoras, asistencia técnica, revisión de integraciones y acompañamiento posterior a la entrega, según lo pactado en la propuesta o contrato.
5.7. Modalidades de prestación de servicios
Q3X Tech podrá prestar sus servicios, tanto en el área de tecnología como en el área de comunicación, contenidos, marketing y producción, bajo las siguientes modalidades, entre otras:
5.7.1. Desarrollo de software (por proyecto)
Construcción de soluciones con un alcance, cronograma y entregables definidos, que puede incluir, entre otros:
	•	Desarrollo web.
	•	Desarrollo móvil.
	•	Desarrollo de APIs.
	•	Desarrollo de sistemas empresariales.
	•	Modernización de aplicaciones.
5.7.2. Outsourcing / Staff Augmentation
Asignación de personal, perfiles especializados o equipos para apoyar al cliente de manera temporal o continua, que puede incluir, entre otros:
	•	Desarrolladores por horas.
	•	Equipos dedicados.
	•	QA dedicados.
	•	Scrum Masters dedicados.
	•	DevOps dedicados.
	•	Diseñadores UX/UI dedicados.
Las condiciones específicas de esta modalidad se detallan en el numeral 5.10.
5.7.3. Consultoría
Diagnóstico, estrategia y acompañamiento experto, que puede incluir, entre otros:
	•	Transformación digital.
	•	Arquitectura de software.
	•	Migración a la nube.
	•	Inteligencia artificial.
	•	Ciberseguridad.
	•	Automatización de procesos.
Las modalidades descritas en este numeral aplican tanto a los perfiles del área de tecnología (numeral 5.8) como a los perfiles del área de comunicación, contenidos, marketing y producción (numeral 5.9), incluidos los cargos de comunicación social y periodismo.
5.8. Perfiles, roles y especialidades del área de tecnología
El área de tecnología de Q3X Tech podrá ofrecer, bajo cualquiera de las modalidades del numeral 5.7, los siguientes perfiles, roles y especialidades, entre otros. La disponibilidad de cada perfil dependerá del proyecto y se confirmará en la propuesta o contrato:
	•	Dirección y gestión
	•	Dirección general / ejecutiva
	•	Dirección de tecnología (CTO)
	•	Dirección de operaciones
	•	Coordinación y liderazgo de equipos
	•	Gestión de proyectos
	•	Project Manager
	•	Program Manager
	•	Delivery Manager
	•	Scrum Master
	•	Product Owner
	•	Agile Coach
	•	Desarrollo de software
	•	Desarrollador Junior
	•	Desarrollador Semi Senior
	•	Desarrollador Senior
	•	Software Engineer
	•	Full Stack Developer
	•	Backend Developer
	•	Frontend Developer
	•	Mobile Developer
	•	Web Developer
	•	API Developer
	•	Integration Developer
	•	Technical Lead
	•	Engineering Manager
	•	Software Architect
	•	Solutions Architect
	•	Lenguajes y tecnologías
	•	Desarrollador Java
	•	Desarrollador .NET
	•	Desarrollador C#
	•	Desarrollador Python
	•	Desarrollador PHP
	•	Desarrollador JavaScript
	•	Desarrollador TypeScript
	•	Desarrollador Node.js
	•	Desarrollador React
	•	Desarrollador Angular
	•	Desarrollador Vue.js
	•	Desarrollador Laravel
	•	Desarrollador Spring Boot
	•	Desarrollador Django
	•	Desarrollador Flutter
	•	Desarrollador React Native
	•	Desarrollador Kotlin
	•	Desarrollador Swift
	•	Inteligencia artificial y ciencia de datos
	•	AI Engineer
	•	Machine Learning Engineer
	•	Data Scientist
	•	Data Engineer
	•	Data Analyst
	•	BI Analyst
	•	BI Developer
	•	Prompt Engineer
	•	Generative AI Engineer
	•	NLP Engineer
	•	Computer Vision Engineer
	•	MLOps Engineer
	•	DevOps e infraestructura
	•	DevOps Engineer
	•	Site Reliability Engineer (SRE)
	•	Cloud Engineer
	•	Cloud Architect
	•	AWS Engineer
	•	Azure Engineer
	•	Google Cloud Engineer
	•	Kubernetes Engineer
	•	Platform Engineer
	•	Infrastructure Engineer
	•	Systems Administrator
	•	Network Administrator
	•	Calidad y pruebas
	•	QA Analyst
	•	QA Engineer
	•	Software Tester
	•	Test Automation Engineer
	•	QA Automation Analyst
	•	Performance Tester
	•	Quality Manager
	•	Bases de datos
	•	Database Administrator (DBA)
	•	Database Developer
	•	Data Architect
	•	SQL Developer
	•	ETL Developer
	•	Data Warehouse Specialist
	•	Diseño y experiencia de usuario
	•	UX Designer
	•	UI Designer
	•	UX/UI Designer
	•	Product Designer
	•	UX Researcher
	•	Interaction Designer
	•	Service Designer
5.9. Área de comunicación, contenidos, marketing y producción
Q3X Tech cuenta con una línea o área dedicada a la comunicación, los contenidos, el marketing y la producción, encargada de las implementaciones en estas materias. Esta área podrá prestar sus servicios bajo cualquiera de las modalidades del numeral 5.7 (proyecto, outsourcing/staff augmentation y consultoría) y podrá ofrecer, entre otras, las siguientes especialidades. Los roles listados se incluyen a título enunciativo y se confirmarán en cada propuesta o contrato:
	•	Comunicación corporativa y organizacional
	•	Estrategia de comunicación
	•	Comunicación interna y organizacional
	•	Comunicación externa y relaciones públicas
	•	Gestión de marca y reputación
	•	Manejo de crisis y vocería
	•	Marketing digital y contenidos
	•	Estrategia de marketing digital
	•	Gestión de redes sociales (community management)
	•	Creación y redacción de contenidos (copywriting)
	•	SEO y posicionamiento
	•	Email marketing y automatización de marketing
	•	Performance y pauta digital
	•	Producción audiovisual
	•	Producción y edición de video
	•	Fotografía
	•	Diseño gráfico y motion graphics
	•	Locución y podcast
	•	Guion y dirección creativa
	•	Investigación y análisis
	•	Investigación de mercado y de audiencias
	•	Análisis de datos y métricas (analítica)
	•	Monitoreo de medios y escucha social
	•	Informes y reportes
	•	Cargos modernos y de alta demanda
	•	Content Creator
	•	Social Media Manager
	•	Community Manager
	•	Growth Marketer
	•	Brand Strategist
	•	Digital Marketing Specialist
	•	Periodista / Redactor
	•	Productor audiovisual / Videógrafo
	•	Diseñador de contenidos
	•	Especialista en SEO/SEM
Las modalidades del numeral 5.7, incluidos el outsourcing, el staff augmentation y los equipos dedicados, aplican también a los perfiles de comunicación social, periodismo, marketing, contenidos y producción audiovisual. A estos servicios les aplican, además, las condiciones específicas del numeral 5.11.
5.10. Condiciones específicas de Outsourcing, Staff Augmentation y equipos dedicados
Cuando el cliente contrate servicios bajo la modalidad de outsourcing, staff augmentation, asignación de personal o equipos dedicados (por ejemplo, desarrolladores, QA, Scrum Masters, DevOps, diseñadores o profesionales de comunicación y periodismo), aplicarán además las siguientes condiciones:
	•	El personal asignado por Q3X Tech mantendrá su vínculo laboral, contractual o de prestación de servicios exclusivamente con Q3X Tech. En ningún caso se entenderá que existe relación laboral, contrato de trabajo o subordinación entre el cliente y el personal asignado.
	•	Salvo pacto expreso distinto, Q3X Tech será responsable del pago de salarios, honorarios, prestaciones, aportes a seguridad social y demás obligaciones laborales o contractuales del personal asignado.
	•	El cliente podrá impartir lineamientos funcionales, prioridades y objetivos del proyecto; la administración laboral, disciplinaria y contractual del personal corresponde a Q3X Tech.
	•	Q3X Tech podrá sustituir o reemplazar al personal asignado por razones operativas, de disponibilidad, vacaciones, incapacidad, retiro u otras causas, procurando mantener un perfil equivalente y la continuidad del servicio.
	•	La facturación podrá realizarse por horas, por perfil, por equipo dedicado, por periodos mensuales (retainer) o según el modelo pactado. Cuando aplique facturación por horas, podrá utilizarse un sistema de registro de tiempo (time tracking) o reportes periódicos.
	•	La dedicación, jornada, horario, zona horaria, canales de comunicación y nivel de disponibilidad se definirán en la propuesta o contrato.
	•	El personal asignado deberá cumplir las políticas de confidencialidad y de seguridad de la información del cliente que le sean comunicadas por escrito, sin perjuicio de las obligaciones de confidencialidad de estos Términos.
	•	La propiedad intelectual de los desarrollos o entregables producidos durante la asignación se regirá por la cláusula de propiedad intelectual (numeral 17) y por lo pactado en la propuesta o contrato.
	•	Las partes reconocen que la contratación de personal bajo estas modalidades deberá respetar la normativa laboral, de tercerización e intermediación aplicable en Colombia y, para clientes internacionales, la normativa de la jurisdicción correspondiente. Cada parte será responsable del cumplimiento de las obligaciones que legalmente le correspondan.
5.11. Condiciones específicas de servicios de comunicación, contenidos, marketing y producción audiovisual
Cuando Q3X Tech preste servicios de comunicación corporativa, marketing digital, creación de contenidos, producción audiovisual, periodismo, investigación o servicios relacionados, aplicarán además las siguientes condiciones:
	•	Q3X Tech prestará servicios creativos y profesionales con diligencia, pero el cliente es responsable de aprobar el contenido final antes de su publicación o difusión.
	•	El cliente es responsable de la veracidad de la información, datos, cifras, afirmaciones, productos, servicios o promociones que solicite comunicar, así como de contar con los soportes correspondientes.
	•	El cliente garantiza contar con los derechos, licencias o autorizaciones sobre marcas, logos, imágenes, fotografías, testimonios, datos de terceros, música o materiales que entregue para su uso.
	•	Cuando Q3X Tech utilice imágenes, música, tipografías, archivos de stock, software o recursos de terceros, podrán aplicar licencias y costos adicionales a cargo del cliente, según se pacte.
	•	El cliente es responsable de que las piezas, campañas y comunicaciones cumplan la normativa de publicidad, protección al consumidor, propiedad intelectual, tratamiento de datos personales y demás normas aplicables a su sector.
	•	Para contenidos periodísticos o de investigación, el cliente y Q3X Tech definirán el alcance, las fuentes, los criterios editoriales y las responsabilidades, entendiendo que la decisión final de publicación corresponde a quien difunde el contenido.
	•	La propiedad intelectual sobre los contenidos, piezas, videos, materiales o entregables se regirá por la cláusula de propiedad intelectual (numeral 17) y por lo pactado en la propuesta o contrato, condicionada al pago total cuando así se establezca.
	•	Las aprobaciones, rondas de ajustes y cambios de alcance se regirán por las cláusulas de aprobación de entregables (numeral 13) y de cambios de alcance (numeral 11).
6. Alcance de los servicios
Cada servicio contratado se regirá por una propuesta comercial, contrato, orden de servicio, statement of work o documento equivalente.
Dicho documento deberá definir:
	•	Objetivo del proyecto.
	•	Alcance funcional.
	•	Alcance técnico.
	•	Entregables.
	•	Cronograma.
	•	Responsables.
	•	Precio.
	•	Forma de pago.
	•	Supuestos.
	•	Exclusiones.
	•	Condiciones de soporte.
	•	Propiedad intelectual.
	•	Criterios de aceptación.
	•	Condiciones de cambios.
	•	Vigencia de la propuesta.
Todo servicio que no esté expresamente incluido en la propuesta se entenderá excluido y podrá cotizarse por separado.
7. Diagnósticos, reuniones y propuestas
Q3X Tech podrá ofrecer reuniones exploratorias, diagnósticos, sesiones comerciales o levantamientos iniciales de información.
Salvo que se indique expresamente lo contrario:
	•	Las reuniones comerciales no constituyen obligación de contratar.
	•	Las propuestas tienen vigencia limitada.
	•	Los precios pueden variar si cambia el alcance.
	•	Los diagnósticos gratuitos pueden tener alcance limitado.
	•	Los diagnósticos pagos podrán entregar documentación, roadmap o recomendaciones según lo pactado.
	•	La información entregada por el cliente será utilizada para evaluar necesidades y preparar soluciones.
8. Obligaciones de Q3X Tech
Q3X Tech se compromete a:
	•	Prestar los servicios con diligencia profesional.
	•	Cumplir el alcance pactado en la propuesta o contrato.
	•	Informar al cliente sobre avances relevantes.
	•	Proteger la información confidencial recibida.
	•	Aplicar buenas prácticas técnicas razonables.
	•	Informar riesgos, dependencias o bloqueos relevantes.
	•	Entregar los productos pactados conforme a los criterios de aceptación.
	•	Corregir errores atribuibles a Q3X Tech dentro de las condiciones de garantía pactadas.
	•	Usar datos personales conforme a la política de tratamiento aplicable.
	•	Mantener comunicación profesional durante el desarrollo del proyecto.
9. Obligaciones del cliente
El cliente se compromete a:
	•	Entregar información completa, veraz y oportuna.
	•	Designar responsables internos para revisar, aprobar y responder.
	•	Entregar accesos, credenciales, documentación o permisos necesarios.
	•	Validar entregables dentro de los tiempos definidos.
	•	Realizar pagos en las fechas acordadas.
	•	Informar cambios de alcance oportunamente.
	•	No usar los servicios para fines ilegales, fraudulentos o no autorizados.
	•	Respetar la propiedad intelectual de Q3X Tech y de terceros.
	•	Contar con derechos sobre datos, materiales, marcas, contenidos o sistemas entregados a Q3X Tech.
	•	Asumir responsabilidad por decisiones comerciales, legales u operativas derivadas del uso de las soluciones.
10. Proceso de trabajo recomendado
Q3X Tech podrá estructurar sus proyectos bajo una metodología propia, por ejemplo:
Método Q3X Automation Sprint
	•	Descubrimiento: Entendimiento del negocio, procesos, dolores y objetivos.
	•	Diagnóstico: Identificación de oportunidades de automatización o desarrollo.
	•	Diseño de solución: Definición funcional, técnica y operativa.
	•	Prototipo o validación: Creación de wireframes, mockups, flujos o pruebas iniciales.
	•	Desarrollo: Construcción de la solución.
	•	Pruebas: Validación técnica, funcional y de usuario.
	•	Implementación: Puesta en marcha.
	•	Capacitación: Entrega de instrucciones o sesiones de uso.
	•	Soporte: Acompañamiento posterior según lo contratado.
	•	Optimización: Mejoras futuras, evolución o nuevas fases.
11. Cambios de alcance
Cualquier solicitud que modifique el alcance inicial será considerada un cambio de alcance.
Se consideran cambios de alcance, entre otros:
	•	Nuevas funcionalidades.
	•	Cambios en flujos aprobados.
	•	Integraciones adicionales.
	•	Cambios de diseño significativos.
	•	Nuevos módulos.
	•	Modificación de reglas de negocio.
	•	Cambios solicitados después de aprobación.
	•	Reprocesos causados por información incompleta o errónea.
	•	Ajustes por cambios en plataformas de terceros.
Q3X Tech podrá presentar una cotización adicional, ajuste de cronograma o documento de cambio.
Ningún cambio de alcance será obligatorio hasta que sea aprobado por ambas partes.
12. Cronogramas y tiempos de entrega
Los tiempos de entrega dependerán de:
	•	Complejidad del proyecto.
	•	Disponibilidad del cliente.
	•	Entrega oportuna de información.
	•	Aprobaciones.
	•	Accesos técnicos.
	•	Dependencias de terceros.
	•	Cambios de alcance.
	•	Disponibilidad de APIs o plataformas externas.
	•	Eventos de fuerza mayor.
Los cronogramas son estimaciones razonables y podrán ajustarse si existen retrasos causados por el cliente, terceros o condiciones no previstas.
13. Aprobación de entregables
Los entregables deberán ser revisados por el cliente dentro del plazo definido en la propuesta o contrato.
Si el cliente no presenta observaciones dentro del plazo acordado, el entregable podrá considerarse aprobado.
Las observaciones deberán ser claras, específicas y relacionadas con el alcance contratado.
No se considerarán errores los cambios de preferencia, nuevas ideas, funcionalidades no pactadas o modificaciones posteriores a una aprobación previa.
14. Condiciones económicas y pagos
Los precios, moneda, impuestos, forma de pago y fechas de vencimiento serán los indicados en la propuesta comercial o contrato.
Q3X Tech podrá utilizar modelos como:
	•	Pago por proyecto.
	•	Pago por fases.
	•	Bolsa de horas.
	•	Suscripción mensual.
	•	Retainer de soporte.
	•	Licenciamiento.
	•	Diagnóstico pago.
	•	Desarrollo + mantenimiento.
	•	Modelo híbrido.
14.1. Pagos por fases
Cuando el proyecto se divida por fases, Q3X Tech podrá exigir pagos asociados a:
	•	Inicio del proyecto.
	•	Aprobación de diseño.
	•	Entrega de prototipo.
	•	Entrega de desarrollo.
	•	Implementación.
	•	Soporte posterior.
	•	Finalización.
14.2. Mora o incumplimiento de pago
En caso de retraso en los pagos, Q3X Tech podrá:
	•	Suspender temporalmente los servicios.
	•	Pausar entregas.
	•	Restringir accesos.
	•	Suspender soporte.
	•	Cobrar intereses o cargos permitidos por la ley.
	•	Terminar el contrato si el incumplimiento persiste.
La suspensión por falta de pago no exonera al cliente de pagar valores pendientes.
15. Impuestos
Los precios podrán estar sujetos a impuestos, retenciones, tasas o cargos aplicables según la jurisdicción correspondiente.
El cliente será responsable de pagar los impuestos que correspondan, salvo que se indique expresamente lo contrario.
Para clientes internacionales, podrán aplicar condiciones tributarias, cambiarias o regulatorias adicionales.
16. Reembolsos y cancelaciones
Las condiciones de reembolso dependerán del tipo de servicio contratado.
Como regla general:
	•	Los pagos por diagnóstico, consultoría, horas ejecutadas, análisis, planeación o desarrollo iniciado no serán reembolsables.
	•	Si el cliente cancela un proyecto, deberá pagar los servicios ejecutados hasta la fecha de cancelación.
	•	Los anticipos podrán aplicarse a trabajo realizado, reserva de capacidad, planeación o costos iniciales.
	•	Los servicios digitales personalizados no siempre admiten devolución una vez iniciados.
Cualquier reembolso deberá evaluarse según el contrato, alcance ejecutado y legislación aplicable.
17. Propiedad intelectual
Este punto es crítico para una empresa de software.
17.1. Propiedad del cliente
Salvo pacto contrario, el cliente conservará la propiedad sobre:
	•	Su marca.
	•	Sus logos.
	•	Sus bases de datos.
	•	Su información comercial.
	•	Sus documentos.
	•	Sus contenidos.
	•	Sus procesos internos.
	•	Sus datos propios.
	•	Materiales entregados a Q3X Tech.
17.2. Propiedad de Q3X Tech
Q3X Tech conservará la propiedad sobre:
	•	Metodologías.
	•	Know-how.
	•	Frameworks.
	•	Librerías previas.
	•	Componentes reutilizables.
	•	Plantillas.
	•	Herramientas internas.
	•	Automatizaciones base.
	•	Arquitecturas genéricas.
	•	Documentación estándar.
	•	Procesos comerciales o técnicos propios.
	•	Código preexistente.
	•	Soluciones desarrolladas antes del contrato.
17.3. Propiedad de desarrollos a la medida
La propiedad sobre el software desarrollado específicamente para el cliente deberá definirse en cada propuesta o contrato.
Existen tres modelos posibles:
Modelo A: Cesión total al cliente
El cliente recibe derechos patrimoniales sobre el desarrollo final, una vez haya pagado la totalidad del proyecto. Recomendado para proyectos corporativos personalizados.
Modelo B: Licencia de uso
Q3X Tech conserva la propiedad del software y otorga al cliente una licencia de uso. Recomendado para SaaS, plataformas propias o soluciones paquetizadas.
Modelo C: Modelo mixto
El cliente es propietario de componentes específicos del proyecto, mientras Q3X Tech conserva componentes reutilizables, frameworks, conectores o módulos base. Recomendado para automatizaciones, integraciones y software modular.
17.4. Condición de pago total
Q3X Tech podrá establecer que la cesión, entrega definitiva, transferencia de repositorios, publicación o liberación de código fuente estará condicionada al pago total de los valores acordados.
17.5. Uso en portafolio
Salvo acuerdo de confidencialidad o restricción expresa, Q3X Tech podrá mencionar de forma general el proyecto en su portafolio, casos de éxito o materiales comerciales.
Para publicar logos, nombres de clientes, métricas específicas o información sensible, se recomienda contar con autorización previa del cliente.
18. Código fuente, accesos y repositorios
La entrega de código fuente dependerá de lo pactado.
Debe definirse claramente:
	•	Si se entrega o no código fuente.
	•	Qué repositorio se usará.
	•	Quién administra accesos.
	•	Quién mantiene credenciales.
	•	Qué pasa al finalizar el contrato.
	•	Si Q3X Tech conserva acceso para soporte.
	•	Qué componentes son reutilizables.
	•	Qué dependencias externas se usan.
	•	Qué licencias de terceros aplican.
Si no se pacta expresamente la entrega del código fuente, Q3X Tech no estará obligada a entregarlo.
19. Licencias de terceros
Los proyectos pueden utilizar herramientas, librerías, APIs, servicios cloud, pasarelas, plugins, modelos de IA, servicios no-code, software open source o plataformas de terceros.
El cliente entiende que:
	•	Estos servicios pueden tener costos adicionales.
	•	Sus términos son definidos por terceros.
	•	Pueden cambiar, suspenderse o fallar.
	•	Q3X Tech no controla completamente su disponibilidad.
	•	El cliente deberá cumplir sus licencias y condiciones.
	•	Algunos servicios pueden requerir cuentas propias del cliente.
20. Servicios cloud, hosting y dominios
Cuando Q3X Tech configure o administre servicios de hosting, cloud, dominios o infraestructura, deberá definirse:
	•	Proveedor utilizado.
	•	Titularidad de las cuentas.
	•	Costos recurrentes.
	•	Alcance de administración.
	•	Responsabilidad por renovaciones.
	•	Políticas de backup.
	•	Seguridad.
	•	Monitoreo.
	•	Escalabilidad.
	•	Condiciones de terminación.
Salvo pacto contrario, los costos de hosting, dominio, certificados, servidores, APIs, almacenamiento, consumo cloud o licencias externas estarán a cargo del cliente.
21. Soporte y mantenimiento
El soporte puede incluir:
	•	Corrección de errores.
	•	Monitoreo.
	•	Actualizaciones menores.
	•	Ajustes técnicos.
	•	Revisión de integraciones.
	•	Respuesta a incidentes.
	•	Mantenimiento preventivo.
	•	Mantenimiento evolutivo.
No se considera soporte incluido, salvo pacto contrario:
	•	Nuevas funcionalidades.
	•	Rediseños.
	•	Cambios de reglas de negocio.
	•	Cambios causados por terceros.
	•	Migraciones.
	•	Nuevas integraciones.
	•	Capacitación adicional.
	•	Cambios posteriores a aprobaciones.
	•	Administración operativa diaria del negocio del cliente.
22. Garantías del servicio
Q3X Tech podrá ofrecer garantía sobre errores atribuibles directamente al desarrollo realizado por la empresa, durante el periodo definido en la propuesta.
La garantía no cubrirá:
	•	Cambios realizados por terceros.
	•	Uso indebido del sistema.
	•	Fallas de infraestructura externa.
	•	Cambios en APIs de terceros.
	•	Fallas de internet, hosting o servicios cloud.
	•	Modificaciones no autorizadas.
	•	Nuevos requerimientos.
	•	Errores derivados de información incorrecta entregada por el cliente.
	•	Problemas por falta de mantenimiento.
	•	Integraciones afectadas por cambios externos.
23. Limitación de responsabilidad
Q3X Tech prestará sus servicios con diligencia profesional, pero no garantiza resultados comerciales específicos salvo que estén expresamente pactados.
Q3X Tech no será responsable por:
	•	Pérdidas indirectas.
	•	Lucro cesante.
	•	Pérdida de oportunidades comerciales.
	•	Daños reputacionales indirectos.
	•	Fallas de terceros.
	•	Decisiones tomadas por el cliente.
	•	Uso indebido de la solución.
	•	Falta de mantenimiento.
	•	Información incorrecta entregada por el cliente.
	•	Incumplimientos normativos propios del cliente.
	•	Resultados de herramientas de IA no verificados por el cliente.
La responsabilidad máxima de Q3X Tech, cuando legalmente pueda limitarse, no excederá el valor efectivamente pagado por el cliente por el servicio que originó la reclamación.
24. Uso de inteligencia artificial
Cuando Q3X Tech implemente soluciones con inteligencia artificial, automatización inteligente, modelos generativos, procesamiento de lenguaje natural, clasificación automática, análisis predictivo o tecnologías similares, el cliente acepta que:
	•	Los resultados pueden ser probabilísticos.
	•	Puede existir margen de error.
	•	Los resultados deben validarse antes de decisiones críticas.
	•	La IA no reemplaza asesoría legal, médica, financiera, contable o profesional especializada.
	•	El cliente debe definir políticas internas de uso.
	•	El cliente es responsable del uso final de las recomendaciones generadas.
	•	Podrán aplicar términos de proveedores externos de IA.
Para usos sensibles, se recomienda establecer controles humanos, auditoría, trazabilidad y revisión periódica.
25. Seguridad de la información
Q3X Tech adoptará medidas razonables de seguridad técnica, administrativa y organizacional para proteger información, datos y accesos.
Estas medidas pueden incluir:
	•	Control de accesos.
	•	Uso de credenciales seguras.
	•	Ambientes separados.
	•	Buenas prácticas de desarrollo.
	•	Copias de seguridad cuando aplique.
	•	Manejo restringido de información.
	•	Confidencialidad interna.
	•	Revisión de permisos.
	•	Protección de repositorios.
	•	Uso de servicios seguros.
El cliente también será responsable de proteger sus accesos, usuarios, contraseñas, cuentas cloud, integraciones, dispositivos y permisos internos.
26. Confidencialidad
Las partes se obligan a mantener confidencial toda información técnica, comercial, financiera, estratégica, operativa o de negocio recibida durante la relación.
La obligación de confidencialidad aplicará durante la relación comercial y después de su terminación.
No será confidencial la información que:
	•	Sea pública sin culpa de la parte receptora.
	•	Ya fuera conocida legítimamente.
	•	Sea recibida de un tercero autorizado.
	•	Deba revelarse por orden legal o autoridad competente.
	•	Sea autorizada por escrito para divulgación.
27. Tratamiento de datos personales
Q3X Tech podrá recolectar y tratar datos personales de usuarios, prospectos, clientes, representantes, empleados del cliente o terceros relacionados, según su Política de Tratamiento de Datos Personales.
Estos datos pueden incluir:
	•	Nombre.
	•	Correo electrónico.
	•	Teléfono.
	•	Empresa.
	•	Cargo.
	•	País.
	•	Información de contacto.
	•	Información comercial.
	•	Datos técnicos necesarios para prestar servicios.
	•	Datos contenidos en formularios, reuniones o comunicaciones.
El tratamiento deberá realizarse conforme a la Ley 1581 de 2012 y normas aplicables en Colombia. La Ley 1581 define figuras como autorización, responsable, encargado, titular y tratamiento de datos personales.
27.1. Finalidades del tratamiento
Q3X Tech podrá tratar datos para:
	•	Contactar prospectos.
	•	Responder solicitudes.
	•	Enviar propuestas.
	•	Ejecutar contratos.
	•	Prestar soporte.
	•	Gestionar pagos.
	•	Cumplir obligaciones legales.
	•	Enviar comunicaciones comerciales autorizadas.
	•	Mejorar servicios.
	•	Gestionar relaciones comerciales.
	•	Realizar diagnósticos tecnológicos.
	•	Administrar proyectos.
27.2. Derechos de los titulares
Los titulares podrán ejercer derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión, revocatoria de autorización y demás derechos reconocidos por la normativa aplicable.
Q3X Tech deberá disponer de un canal oficial para solicitudes relacionadas con datos personales.
27.3. Datos sensibles
Q3X Tech no solicitará datos sensibles salvo que sean estrictamente necesarios para una finalidad legítima, informada y autorizada.
El Decreto 1377 de 2013 exige informar explícitamente cuáles datos sensibles serán tratados, la finalidad del tratamiento y obtener consentimiento expreso cuando aplique.
28. Cookies y tecnologías de seguimiento
El sitio web de Q3X Tech podrá utilizar cookies, píxeles, herramientas analíticas o tecnologías similares para:
	•	Mejorar la experiencia del usuario.
	•	Analizar tráfico.
	•	Medir campañas.
	•	Recordar preferencias.
	•	Optimizar contenido.
	•	Realizar acciones de marketing.
	•	Medir conversiones.
El usuario podrá configurar o rechazar cookies según las opciones del navegador o mecanismos habilitados en el sitio.
Debe existir una política de cookies separada o una sección específica dentro de la Política de Privacidad.
29. Comercio electrónico y contratación digital
Q3X Tech podrá realizar procesos comerciales, aceptación de propuestas, envío de documentos, pagos, facturación, firmas electrónicas o comunicaciones mediante medios digitales.
La Ley 527 de 1999 regula en Colombia los mensajes de datos, comercio electrónico y firmas digitales, por lo que las comunicaciones electrónicas pueden tener relevancia jurídica según las condiciones aplicables.
La aceptación de una propuesta por correo electrónico, firma digital, formulario, plataforma de firma, pago inicial o confirmación escrita podrá considerarse aceptación válida, salvo que se pacte un mecanismo diferente.
30. Uso permitido del sitio web
El usuario se compromete a utilizar el sitio web de manera lícita, respetuosa y conforme a estos términos.
Está prohibido:
	•	Usar el sitio para fines ilegales.
	•	Intentar acceder a sistemas no autorizados.
	•	Copiar contenido sin autorización.
	•	Realizar ingeniería inversa.
	•	Introducir malware.
	•	Afectar la disponibilidad del sitio.
	•	Suplantar identidad.
	•	Enviar información falsa.
	•	Realizar scraping no autorizado.
	•	Usar formularios para spam.
31. Contenido del sitio web
El contenido del sitio web tiene fines informativos y comerciales.
Q3X Tech podrá modificar, actualizar, eliminar o ampliar el contenido del sitio en cualquier momento.
La información publicada no constituye asesoría legal, financiera, contable, tributaria o profesional especializada, salvo que se indique expresamente lo contrario.
32. Enlaces a terceros
El sitio web o las soluciones de Q3X Tech pueden contener enlaces a sitios, plataformas o servicios de terceros.
Q3X Tech no será responsable por:
	•	Contenido de terceros.
	•	Políticas externas.
	•	Disponibilidad de plataformas externas.
	•	Seguridad de sitios externos.
	•	Cambios en servicios de terceros.
	•	Daños causados por uso de plataformas ajenas.
33. Casos de éxito, testimonios y referencias
Q3X Tech podrá publicar testimonios, reseñas, casos de éxito o referencias comerciales cuando cuente con autorización o cuando la información sea pública y no confidencial.
Cuando se usen métricas, resultados o nombres de clientes, se recomienda obtener autorización expresa.
34. Comunicaciones comerciales
El usuario podrá recibir comunicaciones de Q3X Tech relacionadas con:
	•	Servicios.
	•	Propuestas.
	•	Contenido educativo.
	•	Automatización.
	•	Desarrollo de software.
	•	Eventos.
	•	Diagnósticos.
	•	Ofertas.
	•	Actualizaciones.
El usuario podrá solicitar dejar de recibir comunicaciones comerciales mediante el canal habilitado.
35. Relación entre las partes
La contratación de Q3X Tech no crea relación laboral, sociedad, agencia, mandato, franquicia, joint venture o representación legal entre las partes, salvo pacto expreso.
Q3X Tech actúa como proveedor independiente de servicios tecnológicos y de comunicación. En las modalidades de outsourcing, staff augmentation o equipos dedicados, el personal asignado mantiene su vínculo exclusivamente con Q3X Tech, conforme al numeral 5.10.
36. Subcontratación
Q3X Tech podrá apoyarse en colaboradores, contratistas, proveedores, especialistas, servicios cloud o herramientas externas para prestar sus servicios, manteniendo la responsabilidad sobre el alcance contratado frente al cliente, salvo limitaciones pactadas.
Cuando la subcontratación implique tratamiento de datos personales, deberán adoptarse medidas contractuales y de seguridad razonables.
37. Fuerza mayor o caso fortuito
Q3X Tech no será responsable por retrasos o incumplimientos derivados de eventos fuera de su control razonable, incluyendo:
	•	Fallas masivas de internet.
	•	Ataques cibernéticos externos.
	•	Cortes de energía.
	•	Desastres naturales.
	•	Decisiones gubernamentales.
	•	Fallas de proveedores cloud.
	•	Fallas de APIs de terceros.
	•	Conflictos laborales.
	•	Pandemias.
	•	Eventos de fuerza mayor o caso fortuito.
38. Terminación del servicio
La relación podrá terminar por:
	•	Cumplimiento del objeto contratado.
	•	Acuerdo entre las partes.
	•	Incumplimiento grave.
	•	Falta de pago.
	•	Decisión unilateral según condiciones pactadas.
	•	Imposibilidad técnica o legal.
	•	Uso indebido de los servicios.
	•	Violación de confidencialidad.
	•	Violación de propiedad intelectual.
La terminación no libera al cliente de pagar valores pendientes ni afecta obligaciones de confidencialidad, propiedad intelectual, limitación de responsabilidad o protección de datos.
39. Efectos de la terminación
Al terminar la relación, las partes deberán definir:
	•	Entrega de accesos.
	•	Entrega de documentación.
	•	Cierre de repositorios.
	•	Transferencia de activos.
	•	Pago de saldos.
	•	Eliminación o devolución de información.
	•	Continuidad de soporte, si aplica.
	•	Desactivación de servicios.
	•	Migración, si fue contratada.
Cualquier trabajo de migración, transferencia, documentación adicional o acompañamiento posterior podrá ser cobrado por separado.
40. Jurisdicción y ley aplicable
Salvo pacto contrario, estos Términos y Condiciones se regirán por las leyes de la República de Colombia.
Cualquier controversia será sometida inicialmente a una etapa de arreglo directo entre las partes.
Si no se logra acuerdo, las partes podrán acudir a los mecanismos legales o contractuales definidos en la propuesta, contrato o legislación aplicable.
Para clientes internacionales, Q3X Tech podrá pactar jurisdicción, ley aplicable, arbitraje o mecanismos alternativos de solución de controversias en el contrato específico.
41. Modificaciones de los Términos y Condiciones
Q3X Tech podrá modificar estos Términos y Condiciones en cualquier momento.
Las modificaciones serán publicadas en el sitio web y aplicarán desde su fecha de publicación, salvo que se indique una fecha diferente.
Para contratos ya firmados, prevalecerán las condiciones específicas pactadas entre las partes.
42. Prevalencia de documentos
En caso de conflicto entre estos Términos y Condiciones y una propuesta, contrato o acuerdo específico firmado con un cliente, prevalecerá el documento específico en aquello que contradiga estos términos.
El orden recomendado de prevalencia es:
	•	Contrato firmado.
	•	Anexos contractuales.
	•	Propuesta comercial aceptada.
	•	Orden de servicio.
	•	Estos Términos y Condiciones.
	•	Información general del sitio web.
43. Contacto
Para preguntas sobre estos Términos y Condiciones, el usuario podrá contactar a Q3X Tech a través de:
	•	Correo: weareq3x@q3xtech.com
	•	Sitio web: www.q3x-tech.com
	•	Dirección: CARRERA 30ª #4-47
	•	Teléfono: 3115805566
	•	Responsable: Q3X Tech / área administrativa y comercial
44. Cláusulas adicionales recomendadas según el enfoque global
Como Q3X Tech apunta a un mercado más amplio que Colombia, se recomienda agregar estas cláusulas complementarias.
44.1. Clientes internacionales
Cuando Q3X Tech preste servicios a clientes fuera de Colombia, las partes podrán pactar condiciones específicas sobre:
	•	Moneda de pago.
	•	Impuestos internacionales.
	•	Retenciones.
	•	Ley aplicable.
	•	Idioma contractual.
	•	Protección de datos.
	•	Transferencia internacional de información.
	•	Soporte por zona horaria.
	•	Mecanismos de resolución de conflictos.
	•	Herramientas de pago.
	•	Facturación internacional.
44.2. Transferencia internacional de datos
Si Q3X Tech almacena, procesa o transfiere datos mediante proveedores ubicados fuera de Colombia, deberá informarlo en su Política de Privacidad y adoptar medidas razonables para proteger la información.
Esto es importante si se usan servicios como:
	•	AWS.
	•	Google Cloud.
	•	Microsoft Azure.
	•	OpenAI.
	•	Anthropic.
	•	Zapier.
	•	Make.
	•	HubSpot.
	•	Notion.
	•	Airtable.
	•	GitHub.
	•	Stripe.
	•	PayPal.
	•	Plataformas de analítica.
44.3. Cumplimiento normativo del cliente
El cliente será responsable de asegurarse de que el uso de las soluciones desarrolladas por Q3X Tech cumpla las leyes aplicables a su industria.
Esto aplica especialmente en sectores como:
	•	Salud.
	•	Finanzas.
	•	Seguros.
	•	Educación.
	•	Legal.
	•	Recursos humanos.
	•	BPO.
	•	E-commerce.
	•	Servicios públicos.
	•	Tratamiento de datos sensibles.
44.4. Ambientes de prueba y producción
Debe diferenciarse entre:
	•	Ambiente de desarrollo.
	•	Ambiente de pruebas.
	•	Ambiente de producción.
El cliente deberá validar la solución antes de su paso a producción.
Q3X Tech no será responsable por errores derivados de publicar cambios sin aprobación, sin pruebas suficientes o con información incompleta entregada por el cliente.
44.5. Backups y recuperación
Se debe definir claramente:
	•	Si Q3X Tech realiza backups.
	•	Cada cuánto.
	•	Por cuánto tiempo.
	•	Qué información cubren.
	•	Cómo se restauran.
	•	Cuánto cuesta una restauración.
	•	Qué responsabilidad tiene el cliente.
No conviene prometer backups ilimitados si no existe infraestructura real para cumplirlo.
44.6. Niveles de servicio — SLA
Para clientes empresariales, se puede crear un anexo de SLA:
Nivel
Ejemplo
Crítico
Sistema caído o proceso principal detenido
Alto
Funcionalidad importante afectada
Medio
Error parcial con alternativa operativa
Bajo
Consulta, mejora o ajuste menor

También definir:
	•	Horarios de atención.
	•	Tiempo de primera respuesta.
	•	Tiempo estimado de resolución.
	•	Canales de soporte.
	•	Exclusiones.
	•	Costos adicionales.
45. Recomendación de estructura final para el sitio web
No se recomienda poner todo en una sola página para verse más profesionales. Lo ideal es separar documentos:
	•	Términos y Condiciones Generales.
	•	Política de Privacidad.
	•	Política de Tratamiento de Datos Personales.
	•	Política de Cookies.
	•	Condiciones de Servicio para Proyectos de Software.
	•	Condiciones de Soporte y Mantenimiento.
	•	Acuerdo de Confidencialidad / NDA, para clientes estratégicos.
	•	Contrato Marco de Servicios, para clientes empresariales.
	•	Anexo de Propiedad Intelectual.
	•	Anexo de SLA, si ofrecen soporte recurrente.
46. Prioridad de implementación legal
Etapa inmediata
Crear y publicar:
	•	Términos y Condiciones.
	•	Política de Privacidad.
	•	Política de Tratamiento de Datos Personales.
	•	Política de Cookies.
	•	Aviso en formularios de contacto con autorización de tratamiento de datos.
Esto es prioritario porque Q3X Tech probablemente recolecta datos de prospectos, clientes y visitantes web.
Etapa de crecimiento
Crear documentos comerciales:
	•	Contrato marco de prestación de servicios.
	•	Plantilla de propuesta comercial.
	•	Anexo de alcance del proyecto.
	•	Anexo de propiedad intelectual.
	•	Acuerdo de confidencialidad.
	•	Condiciones de soporte y mantenimiento.
Esto ayuda a vender con más orden y reducir malentendidos.
Etapa avanzada
Crear documentos para escala:
	•	SLA empresarial.
	•	Contrato SaaS si crean productos propios.
	•	Términos para uso de IA.
	•	Política de seguridad de la información.
	•	Política de proveedores y subprocesadores.
	•	Política de transferencia internacional de datos.
	•	Documento de continuidad del negocio.
Esto será importante si Q3X Tech quiere vender a empresas medianas, grandes o clientes internacionales.
47. Cláusula modelo de aceptación
Se puede usar una cláusula como esta en formularios, propuestas o checkout:
Al enviar este formulario, solicitar una propuesta, aceptar una cotización, realizar un pago o contratar servicios con Q3X Tech, declaro que he leído, entendido y acepto los Términos y Condiciones, la Política de Privacidad y la Política de Tratamiento de Datos Personales publicados por la empresa.
48. Cláusula modelo para formularios de contacto
Autorizo a Q3X Tech para recolectar, almacenar y tratar mis datos personales con la finalidad de responder mi solicitud, contactarme, enviarme información comercial relacionada con sus servicios tecnológicos y gestionar una eventual relación comercial, conforme a su Política de Tratamiento de Datos Personales.
49. Cláusula modelo para propuestas comerciales
La aceptación de esta propuesta, ya sea mediante firma, correo electrónico, confirmación escrita, pago inicial o cualquier otro medio verificable, implica la aceptación de los Términos y Condiciones de Q3X Tech, así como de las condiciones específicas aquí descritas.
50. Recomendación principal
Para Q3X Tech, los Términos y Condiciones no deben verse solo como un documento legal. Deben funcionar como una herramienta de confianza comercial.
El objetivo es que el cliente entienda claramente qué hace Q3X Tech, qué incluye cada servicio, qué no incluye, cómo se trabaja, cómo se paga, quién es dueño de qué, qué pasa si cambia el alcance, cómo se protegen los datos y cuáles son las responsabilidades de cada parte.
La estructura ideal es que estos términos protejan a la empresa, pero también transmitan profesionalismo, orden, transparencia y madurez.