Política de Privacidad

Política de privacidad y tratamiento de datos de Q3X Tech.

Política de Privacidad
Política de Privacidad
Q3X Tech
Última actualización: 28 de julio de 2026
 Responsable: Q3X Tech
 Sitio web: https://www.q3x-tech.com
 Correo de contacto: weareq3x@q3xtech.com
 País base: Colombia

1. Introducción
En Q3X Tech respetamos y protegemos la privacidad de nuestros usuarios, clientes, prospectos, aliados, proveedores y demás personas que interactúan con nuestro sitio web, servicios, plataformas, formularios, comunicaciones comerciales o soluciones tecnológicas.
Esta Política de Privacidad explica cómo recolectamos, usamos, almacenamos, compartimos, protegemos y tratamos los datos personales en el desarrollo de nuestras actividades relacionadas con desarrollo de software, automatización de procesos, inteligencia artificial, integración de sistemas, consultoría tecnológica, análisis de datos, soporte, mantenimiento y soluciones digitales a la medida.
Al acceder a nuestro sitio web, completar formularios, solicitar información, agendar reuniones, contratar servicios o interactuar con Q3X Tech, el usuario declara que conoce y acepta esta Política de Privacidad.

2. Marco legal aplicable
Esta Política se fundamenta principalmente en la legislación colombiana sobre protección de datos personales, especialmente la Ley 1581 de 2012, que establece el régimen general de protección de datos personales en Colombia y reconoce derechos como conocer, actualizar y rectificar información personal recolectada en bases de datos o archivos.
También se tiene en cuenta el Decreto 1377 de 2013, que reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012 en aspectos como autorización del titular, políticas de tratamiento, derechos de los titulares, transferencias y transmisiones internacionales de datos personales.
La Superintendencia de Industria y Comercio, como autoridad colombiana en materia de protección de datos personales, publica lineamientos y políticas institucionales orientadas a garantizar derechos de los titulares como conocer, actualizar, rectificar, suprimir información y revocar autorizaciones cuando proceda.
Cuando Q3X Tech preste servicios a clientes internacionales, también podrán aplicar normas adicionales de privacidad, protección de datos, comercio electrónico, confidencialidad, ciberseguridad o transferencia internacional de información, según la jurisdicción correspondiente.

3. Definiciones
Para efectos de esta Política, se entenderá por:
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos o el tratamiento de los datos personales.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia, actualización, supresión o eliminación.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado otorgado por el titular para el tratamiento de sus datos personales.
Dato sensible: Información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.
Transferencia internacional: Envío de datos personales a un responsable ubicado fuera de Colombia.
Transmisión internacional: Comunicación de datos personales a un encargado ubicado dentro o fuera de Colombia para que realice tratamiento por cuenta del responsable.

4. Alcance de la Política
Esta Política aplica a los datos personales recolectados a través de:
	•	Sitio web de Q3X Tech.
	•	Formularios de contacto.
	•	Formularios de diagnóstico.
	•	Reuniones comerciales.
	•	Correos electrónicos.
	•	Comunicaciones por WhatsApp, teléfono o redes sociales.
	•	Contratos, propuestas, cotizaciones y órdenes de servicio.
	•	Herramientas de automatización, CRM, analítica o soporte.
	•	Plataformas desarrolladas o administradas por Q3X Tech.
	•	Procesos de selección, proveedores, aliados o contratistas.
	•	Eventos, webinars, contenidos descargables o campañas comerciales.

5. Datos personales que podemos recolectar
Q3X Tech podrá recolectar los siguientes datos, según la relación con el titular:
5.1. Datos de identificación
	•	Nombre y apellido.
	•	Tipo y número de identificación, cuando aplique.
	•	Cargo.
	•	Empresa.
	•	País o ciudad.
	•	Firma, cuando sea necesaria para documentos contractuales.
5.2. Datos de contacto
	•	Correo electrónico.
	•	Número telefónico.
	•	WhatsApp.
	•	Dirección empresarial.
	•	Perfil de LinkedIn u otros canales profesionales.
5.3. Datos comerciales
	•	Nombre de la empresa.
	•	Sector económico.
	•	Necesidades tecnológicas.
	•	Presupuesto estimado.
	•	Tipo de proyecto solicitado.
	•	Información incluida en formularios, reuniones o diagnósticos.
	•	Historial de comunicaciones comerciales.
5.4. Datos contractuales y administrativos
	•	Propuestas aceptadas.
	•	Contratos.
	•	Órdenes de servicio.
	•	Información de facturación.
	•	Comprobantes de pago.
	•	Datos necesarios para gestión contable, administrativa o tributaria.
5.5. Datos técnicos
	•	Dirección IP.
	•	Tipo de navegador.
	•	Dispositivo.
	•	Sistema operativo.
	•	Páginas visitadas.
	•	Fecha y hora de acceso.
	•	Cookies.
	•	Datos de uso del sitio web.
	•	Información generada por herramientas analíticas.
5.6. Datos relacionados con proyectos tecnológicos
Según el servicio contratado, Q3X Tech podrá acceder a:
	•	Procesos internos del cliente.
	•	Bases de datos entregadas por el cliente.
	•	Credenciales temporales.
	•	Documentación técnica.
	•	APIs.
	•	Repositorios.
	•	Flujos operativos.
	•	Información necesaria para automatizaciones.
	•	Información contenida en documentos, archivos o sistemas del cliente.
5.7. Datos de candidatos, proveedores o aliados
Cuando aplique, se podrán recolectar:
	•	Hoja de vida.
	•	Experiencia profesional.
	•	Portafolio.
	•	Información de contacto.
	•	Información bancaria o de pago.
	•	Documentos contractuales.
	•	Información necesaria para evaluación, contratación o pagos.

6. Datos sensibles
Q3X Tech no solicitará datos sensibles salvo que sean estrictamente necesarios para una finalidad legítima, informada y autorizada.
Son datos sensibles, entre otros, aquellos relacionados con salud, origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, pertenencia sindical, datos biométricos o información que pueda afectar la intimidad del titular.
Cuando sea necesario tratar datos sensibles, Q3X Tech informará al titular:
	•	Qué datos sensibles serán recolectados.
	•	Para qué finalidad serán usados.
	•	Que no está obligado a autorizar su tratamiento, salvo obligación legal o contractual aplicable.
	•	Los derechos que le asisten como titular.
El Decreto 1377 de 2013 regula la autorización para el tratamiento de datos personales sensibles y exige condiciones especiales para su tratamiento.

7. Finalidades del tratamiento
Q3X Tech podrá tratar datos personales para las siguientes finalidades:
7.1. Finalidades comerciales
	•	Responder solicitudes de información.
	•	Contactar prospectos.
	•	Agendar reuniones.
	•	Realizar diagnósticos tecnológicos.
	•	Enviar cotizaciones y propuestas.
	•	Presentar servicios de desarrollo de software, automatización, IA e integraciones.
	•	Enviar información comercial autorizada.
	•	Hacer seguimiento a oportunidades de negocio.
	•	Gestionar relaciones con clientes potenciales.
7.2. Finalidades contractuales
	•	Ejecutar contratos y propuestas aceptadas.
	•	Prestar servicios tecnológicos.
	•	Desarrollar software a la medida.
	•	Implementar automatizaciones.
	•	Integrar sistemas.
	•	Realizar soporte y mantenimiento.
	•	Gestionar proyectos.
	•	Entregar productos o servicios contratados.
	•	Validar requerimientos.
	•	Coordinar reuniones, entregas y aprobaciones.
7.3. Finalidades técnicas
	•	Configurar plataformas.
	•	Administrar accesos.
	•	Realizar pruebas.
	•	Depurar errores.
	•	Analizar funcionamiento de sistemas.
	•	Implementar integraciones.
	•	Gestionar ambientes de desarrollo, prueba y producción.
	•	Mejorar seguridad, rendimiento y disponibilidad.
7.4. Finalidades administrativas y legales
	•	Facturación.
	•	Gestión contable.
	•	Gestión tributaria.
	•	Cumplimiento de obligaciones legales.
	•	Atención de requerimientos de autoridades.
	•	Conservación de soportes contractuales.
	•	Gestión de cartera.
	•	Prevención de fraude.
	•	Resolución de controversias.
7.5. Finalidades de mejora y analítica
	•	Mejorar el sitio web.
	•	Medir campañas.
	•	Analizar comportamiento de usuarios.
	•	Optimizar experiencia digital.
	•	Evaluar calidad del servicio.
	•	Mejorar procesos internos.
	•	Desarrollar nuevos productos, servicios o soluciones.
7.6. Finalidades de inteligencia artificial y automatización
Cuando aplique, Q3X Tech podrá tratar información para:
	•	Automatizar procesos.
	•	Clasificar información.
	•	Extraer datos de documentos.
	•	Generar reportes.
	•	Crear asistentes digitales.
	•	Implementar modelos de IA.
	•	Analizar patrones operativos.
	•	Optimizar flujos de trabajo.
	•	Probar soluciones de automatización.
En estos casos, Q3X Tech procurará aplicar medidas razonables de seguridad, minimización de datos y control de acceso.

7.7. Marketing y Comunicación Integral
Cuando el titular solicite o autorice servicios de Marketing y Comunicación Integral, Q3X Tech podrá tratar información relacionada con la marca, el negocio, sus audiencias, canales, contenidos, campañas y resultados de comunicación para:
	• Realizar diagnósticos de marca y analizar audiencias, competencia y posicionamiento.
	• Diseñar estrategias de comunicación, planes editoriales y campañas.
	• Crear, revisar, publicar y medir contenidos autorizados por el cliente.
	• Administrar o integrar canales digitales, formularios, vitrinas digitales, analítica y herramientas de conversión.
	• Medir tráfico, interacciones, contactos, conversiones y desempeño de campañas.
	• Dirigir comunicaciones hacia la vitrina física o digital del cliente.

El tratamiento de datos para comunicaciones comerciales, email marketing, remarketing o campañas promocionales se realizará con la autorización o base legal aplicable. El titular podrá retirar su autorización para recibir comunicaciones comerciales mediante el enlace de cancelación incluido en cada comunicación o escribiendo a weareq3x@q3xtech.com.

Q3X Tech procurará minimizar los datos utilizados en análisis, campañas y herramientas de terceros. No se solicitarán datos sensibles para actividades de marketing salvo que exista una necesidad legítima, información previa y autorización expresa cuando corresponda.

8. Tratamiento de datos en proyectos de clientes
Cuando Q3X Tech trate datos personales por cuenta de un cliente, podrá actuar como encargado del tratamiento, mientras que el cliente podrá actuar como responsable del tratamiento, salvo que las partes acuerden algo diferente.
En estos casos:
	•	El cliente deberá contar con las autorizaciones legales necesarias para entregar o permitir el acceso a datos personales.
	•	Q3X Tech tratará los datos conforme a las instrucciones del cliente y el contrato aplicable.
	•	Q3X Tech no usará los datos del cliente para finalidades diferentes a la prestación del servicio.
	•	El cliente será responsable de definir las bases legales, finalidades y condiciones del tratamiento frente a sus propios titulares.
	•	Q3X Tech podrá implementar medidas razonables de seguridad para proteger la información tratada.

9. Autorización del titular
Q3X Tech solicitará autorización previa, expresa e informada cuando sea requerida por la ley.
La autorización podrá obtenerse mediante:
	•	Formularios web.
	•	Casillas de aceptación.
	•	Correo electrónico.
	•	Firma física o electrónica.
	•	Aceptación de propuestas.
	•	Contratos.
	•	Comunicaciones escritas.
	•	Grabaciones o mecanismos verificables.
	•	Conductas inequívocas permitidas por la normativa aplicable.
El titular podrá solicitar prueba de la autorización otorgada cuando corresponda.

10. Derechos de los titulares
Los titulares de datos personales tienen derecho a:
	•	Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
	•	Solicitar prueba de la autorización otorgada.
	•	Ser informados sobre el uso dado a sus datos.
	•	Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando corresponda.
	•	Revocar la autorización y solicitar la supresión del dato cuando sea procedente.
	•	Acceder gratuitamente a sus datos personales en los términos legales.
	•	Solicitar corrección de información incompleta, inexacta o desactualizada.
Estos derechos están alineados con el régimen colombiano de protección de datos personales previsto en la Ley 1581 de 2012.

11. Canal para ejercer derechos
Los titulares podrán ejercer sus derechos enviando una solicitud a:
Correo: weareq3x@q3xtech.com
 Asunto sugerido: Solicitud de datos personales
 Responsable interno: Q3X Tech / área administrativa
 Sitio web: https://www.q3x-tech.com
La solicitud deberá incluir, como mínimo:
	•	Nombre completo del titular.
	•	Documento de identificación, si aplica.
	•	Medio de contacto.
	•	Descripción clara de la solicitud.
	•	Documentos de soporte, cuando sean necesarios.
Q3X Tech responderá las consultas, reclamos o solicitudes dentro de los términos previstos por la normativa aplicable.

12. Conservación de la información
Q3X Tech conservará los datos personales durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas en esta Política, ejecutar contratos, prestar servicios, atender obligaciones legales, resolver controversias o cumplir deberes contables, fiscales, administrativos y de seguridad.
Cuando los datos ya no sean necesarios, Q3X Tech podrá eliminarlos, anonimizarlos o conservarlos bloqueados cuando exista una obligación legal o contractual que lo justifique.

13. Seguridad de la información
Q3X Tech implementará medidas técnicas, administrativas y organizacionales razonables para proteger los datos personales contra pérdida, acceso no autorizado, uso indebido, alteración, divulgación o destrucción.
Estas medidas pueden incluir:
	•	Control de accesos.
	•	Gestión de credenciales.
	•	Cifrado cuando aplique.
	•	Restricción de permisos.
	•	Copias de seguridad.
	•	Separación de ambientes.
	•	Protección de repositorios.
	•	Herramientas de monitoreo.
	•	Buenas prácticas de desarrollo seguro.
	•	Acuerdos de confidencialidad.
	•	Capacitación interna.
	•	Evaluación de proveedores tecnológicos.
La Ley 1581 de 2012 reconoce principios de seguridad y confidencialidad en el tratamiento de datos personales, exigiendo medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger la información y mantener reserva incluso después de terminada la relación con el tratamiento.

14. Confidencialidad
Q3X Tech mantendrá confidencialidad sobre la información personal, técnica, comercial, operativa o estratégica a la que tenga acceso durante la prestación de sus servicios.
El personal, contratistas, aliados o proveedores que tengan acceso a información deberán cumplir deberes de confidencialidad y utilizar los datos únicamente para las finalidades autorizadas.

15. Transferencia y transmisión nacional o internacional de datos
Debido a la naturaleza tecnológica y global de los servicios de Q3X Tech, los datos personales podrán ser almacenados, tratados, transmitidos o transferidos a proveedores ubicados en Colombia o en otros países.
Esto puede ocurrir cuando Q3X Tech use servicios como:
	•	Proveedores cloud.
	•	Plataformas de hosting.
	•	Herramientas de CRM.
	•	Herramientas de analítica.
	•	Proveedores de correo electrónico.
	•	Herramientas de automatización.
	•	Plataformas de firma electrónica.
	•	Sistemas de soporte.
	•	Repositorios de código.
	•	APIs.
	•	Proveedores de inteligencia artificial.
El Decreto 1377 de 2013 incluye reglas relacionadas con transferencias y transmisiones internacionales de datos personales, así como responsabilidad demostrada frente al tratamiento.
Q3X Tech procurará que dichos proveedores ofrezcan medidas razonables de seguridad, confidencialidad y protección de datos.

16. Proveedores y terceros
Q3X Tech podrá compartir datos personales con terceros únicamente cuando sea necesario para cumplir las finalidades descritas en esta Política o cuando exista autorización, obligación legal o interés legítimo permitido.
Los terceros pueden incluir:
	•	Proveedores cloud.
	•	Plataformas de automatización.
	•	Proveedores de inteligencia artificial.
	•	Herramientas de analítica.
	•	Proveedores de facturación.
	•	Pasarelas de pago.
	•	Asesores legales, contables o tributarios.
	•	Contratistas tecnológicos.
	•	Aliados comerciales.
	•	Autoridades competentes, cuando exista obligación legal.
Q3X Tech no venderá datos personales a terceros.

17. Uso de cookies y tecnologías similares
El sitio web de Q3X Tech podrá utilizar cookies, píxeles, etiquetas, herramientas analíticas u otras tecnologías similares para:
	•	Recordar preferencias.
	•	Analizar tráfico.
	•	Mejorar la experiencia de navegación.
	•	Medir campañas.
	•	Personalizar contenido.
	•	Identificar oportunidades comerciales.
	•	Optimizar formularios y conversiones.
	•	Realizar remarketing, cuando aplique.
El usuario podrá configurar, bloquear o eliminar cookies desde su navegador. Algunas funciones del sitio podrían verse afectadas si se deshabilitan ciertas cookies.
Se recomienda que Q3X Tech tenga una Política de Cookies separada o un banner de consentimiento cuando use herramientas de analítica, publicidad o seguimiento avanzado.

18. Uso de herramientas de inteligencia artificial
Q3X Tech podrá usar herramientas de inteligencia artificial para mejorar servicios, automatizar procesos, generar análisis, crear prototipos, apoyar tareas técnicas o desarrollar soluciones para clientes.
Cuando se usen datos personales en herramientas de IA:
	•	Se procurará limitar la información al mínimo necesario.
	•	Se evitará ingresar datos sensibles salvo autorización y necesidad específica.
	•	Se aplicarán controles de acceso razonables.
	•	Se evaluarán los términos del proveedor tecnológico.
	•	Se informará al cliente cuando el proyecto implique tratamiento relevante de datos mediante IA.
	•	El cliente deberá validar resultados cuando estos puedan impactar decisiones críticas.
Q3X Tech no debe prometer que los sistemas de IA sean infalibles. Las soluciones basadas en IA pueden generar resultados probabilísticos y deben ser verificadas según el contexto de uso.

19. Datos de menores de edad
Q3X Tech no dirige sus servicios comerciales a menores de edad.
En caso de que por la naturaleza de un proyecto se requiera tratar datos de menores, dicho tratamiento deberá realizarse conforme a la normativa aplicable, protegiendo sus derechos prevalentes y obteniendo las autorizaciones necesarias de padres, representantes legales o responsables autorizados.

20. Enlaces a sitios de terceros
El sitio web de Q3X Tech puede contener enlaces a sitios web, plataformas o servicios de terceros.
Q3X Tech no es responsable por las políticas de privacidad, prácticas, seguridad o contenido de dichos terceros. Se recomienda revisar las políticas correspondientes antes de entregar información personal en sitios externos.

21. Redes sociales y canales externos
Cuando el usuario interactúe con Q3X Tech a través de LinkedIn, Instagram, Facebook, WhatsApp, YouTube u otros canales externos, también podrán aplicar las políticas de privacidad de dichas plataformas.
Q3X Tech solo tratará la información recibida por esos canales para responder solicitudes, gestionar comunicaciones comerciales, atender consultas o desarrollar relaciones profesionales.

22. Comunicaciones comerciales
Q3X Tech podrá enviar comunicaciones comerciales, educativas o informativas relacionadas con sus servicios, siempre que exista autorización o una base legal aplicable.
Estas comunicaciones pueden incluir:
	•	Información sobre servicios.
	•	Contenido sobre automatización.
	•	Desarrollo de software.
	•	Inteligencia artificial.
	•	Invitaciones a eventos.
	•	Casos de éxito.
	•	Noticias o actualizaciones.
	•	Ofertas comerciales.
	•	Seguimiento a propuestas.
El usuario podrá solicitar dejar de recibir comunicaciones comerciales mediante el canal indicado en cada comunicación o escribiendo al correo de contacto.

23. Registro Nacional de Bases de Datos
Si Q3X Tech cumple con los criterios legales que obligan a registrar bases de datos ante el Registro Nacional de Bases de Datos de la Superintendencia de Industria y Comercio, realizará dicho registro conforme a la normativa aplicable.
Esta sección debe validarse con un abogado o asesor de protección de datos para determinar si Q3X Tech está obligada según tamaño, activos, naturaleza jurídica y volumen de tratamiento.

24. Incidentes de seguridad
En caso de identificar un incidente de seguridad que pueda comprometer datos personales, Q3X Tech evaluará el evento y adoptará medidas razonables para contenerlo, investigarlo y mitigar sus efectos.
Cuando sea legalmente exigible, Q3X Tech notificará a los titulares, clientes o autoridades correspondientes.

25. Cambios en esta Política
Q3X Tech podrá actualizar esta Política de Privacidad en cualquier momento para reflejar cambios legales, técnicos, comerciales, operativos o de servicios.
La versión actualizada será publicada en el sitio web con la fecha de última modificación.
Cuando los cambios sean sustanciales y legalmente sea necesario, Q3X Tech podrá solicitar una nueva autorización o informar a los titulares por los canales disponibles.

26. Contacto
Para preguntas, solicitudes, consultas, reclamos o ejercicio de derechos relacionados con esta Política de Privacidad, el titular podrá contactar a Q3X Tech mediante:
Correo: weareq3x@q3xtech.com
 Sitio web: https://www.q3x-tech.com
 Teléfono: 3115805566
 Dirección: CARRERA 30ª #4-47
 Responsable interno: Q3X Tech / área administrativa

Texto recomendado para formularios web
Este texto puede ir debajo de los formularios de contacto:
Al enviar este formulario, autorizo a Q3X Tech para recolectar, almacenar y tratar mis datos personales con la finalidad de responder mi solicitud, contactarme, enviarme información relacionada con sus servicios de desarrollo de software, automatización, inteligencia artificial, consultoría tecnológica e integración de sistemas, y gestionar una eventual relación comercial, conforme a su Política de Privacidad y Política de Tratamiento de Datos Personales.

Texto recomendado para checkbox
Idealmente debe haber una casilla no premarcada:
He leído y acepto la Política de Privacidad y autorizo el tratamiento de mis datos personales.
Para comunicaciones comerciales, conviene separar otra casilla:
Autorizo recibir comunicaciones comerciales, educativas y promocionales de Q3X Tech sobre servicios de software, automatización, inteligencia artificial e innovación tecnológica.

Estructura recomendada para el sitio de Q3X Tech
Para verse más profesional, sugiero no mezclar todo en un solo documento. Lo ideal sería tener:
	•	Política de Privacidad
	•	Política de Tratamiento de Datos Personales
	•	Política de Cookies
	•	Términos y Condiciones
	•	Aviso de Privacidad corto para formularios
	•	Anexo de Tratamiento de Datos para Clientes, cuando Q3X Tech procese datos por cuenta de empresas
	•	Política de Seguridad de la Información, cuando quieran vender a clientes más grandes